Multitasking je termín, který se v dnešní uspěchané době často vyslovuje. Jde o schopnost zvládat více úkolů najednou, což se zdá být ve světě neustálého tlaku na produktivitu téměř nezbytné. Ale je multitasking opravdu tak úžasný, jak si někteří myslí? A jaký má vliv na naši schopnost soustředit se a na naši celkovou produktivitu? Pojďme se na to podívat blíže.
Co je to Multitasking?
Multitasking je proces, při kterém člověk současně vykonává nebo se snaží vykonávat více úkolů. Původně byl termín používán v oblasti počítačové technologie, kde odkazoval na schopnost operačního systému vykonávat více procesů současně. V každodenním životě se však multitasking týká naší schopnosti dělat více věcí najednou, jako je poslouchání podcastu během vaření nebo odpovídání na e-maily během telefonní konference.
Výhody Multitaskingu
Na první pohled se může zdát, že multitasking zvyšuje naši produktivitu. Když děláme více věcí najednou, máme pocit, že efektivně využíváme svůj čas. Pro některé jednoduché a rutinní úkoly může být multitasking skutečně užitečný.
Nevýhody Multitaskingu
Nicméně, vědecké studie ukazují, že multitasking může mít negativní dopad na naši práci a naše mentální zdraví. Když se snažíme dělat více úkolů najednou, často se stává, že žádný z nich neděláme dobře. Naše mozky nejsou navrženy k tomu, aby efektivně zpracovávaly více náročných úkolů najednou. To vede k tomu, že se lehce rozptýlíme a naše schopnost soustředit se snižuje.
Další nevýhodou je, že multitasking může zvyšovat pocit stresu a úzkosti. Snažit se udržet krok s více úkoly znamená, že neustále přepínáme mezi nimi, což může být mentálně vyčerpávající. Dlouhodobě to může vést k pocitu přepracovanosti a vyhoření. Takové práce je také často méně kvalitní.
Jak na Multitasking?
Přestože je multitasking někdy nevyhnutelný, existují způsoby, jak minimalizovat jeho negativní dopady. Jednou ze strategií je technika nazvaná "batching", což znamená seskupování podobných úkolů a věnování se jim v určených časových blocích. To pomáhá snížit potřebu neustálého přepínání mezi úkoly. Další strategií je nastavení priorit. Zaměřte se na jeden úkol a dávejte si krátké pauzy mezi jednotlivými úkoly. To pomůže udržet vaši mysl čerstvou a zvýší vaši celkovou efektivitu.
Deset tipů na efektivnější práci:
1. Prioritizujte úkoly: Rozhodněte, které úkoly jsou nejdůležitější a které mohou počkat. Pracujte na prioritních úkolech jeden po druhém. Odměňujte se za zdolání úkolů - vlastní pochvalou, kávou, procházkou.
2. Dělte úkoly: Rozdělte větší úkoly na menší, dílčí kroky. Tím snížíte stres a zvýšíte svou schopnost zaměřit se na konkrétní části úkolu. Mezi jednotlivými úkoly neskákejte.
3. Stanovte časové bloky: Věnujte určité časové bloky specifickým úkolům místo stálého přepínání mezi úkoly. Tímto způsobem můžete zůstat soustředěni na jednu věc najednou.
4. Omezte rušení: Vypněte notifikace na telefonu nebo počítači, když pracujete na náročných úkolech. Rušivé faktory snižují vaši schopnost dokončit úkol na kterém momentálně pracujete.
5. Využijte technologii: Použijte aplikace a nástroje, které vám pomohou organizovat úkoly a spravovat čas, jako jsou seznamy úkolů, kalendáře a aplikace pro správu času. Ráda využívám Trello (systém nástěnek, seznamů a kartiček, které pomáhají vizuálně organizovat a prioritizovat projekty), Evernote (aplikace pro pořizování poznámek, shromažďování myšlenek, také super poznámkový blok), Pomodoro Timer Apps (aplikace využívající techniku Pomodoro, nabízejí časovač, který rozdělí pracovní dobu na intervaly).
6. Delegujte: Pokud je to možné, předejte úkoly jiným lidem. Tím uvolníte svůj čas a energii pro úkoly, které vyžadují vaši osobní pozornost.
7. Využijte "mrtvé" časy: Využijte čas strávený čekáním nebo cestováním k vyřízení méně důležitých úkolů, jako je čtení e-mailů nebo poslouchání vzdělávacích podcastů.
8. Stanovte si hranice: Uvědomte si, kdy multitasking není produktivní a kdy je lepší se zaměřit jen na jeden úkol. Ve většině případů zjistíte, že se vyplácí dokončit jeden, dát pauzu a začít druhý.
9. Pravidelné pauzy: Krátké pauzy mezi úkoly mohou zlepšit vaši schopnost soustředit se a obnovit energii. Z výzkumů totiž vyplývá, že po cca 45 min ztrácíme pozornost a snižuje se naše efektivita. Proto pauzy doporučuji po max 60 min práce.
10. Odpočívejte správně: Odpočinek po intenzivní hodině práce je zasloužený. Měl by být opakem činnosti, kterou vykonáváte. Pokud tedy pracujete v kanceláři a sedíte, běžte se projít. Pokud pracujete fyzicky, na chvíli se posaďte.
I když se multitasking může zdát jako efektivní způsob, jak zvládnout naše každodenní úkoly, důležité je pochopit jeho limity a potenciální negativní dopady. Vědomé plánování, prioritizace úkolů a vědomé snížení neustálého přepínání mezi úkoly může vést k lepší produktivitě a nižšímu stresu. Pojďme tedy přistupovat k multitaskingu s rozumem a snažme se najít rovnováhu, která pro nás funguje nejlépe.
Lucie.