Drazí zaměstnavatelé, manažeři a vedoucí, teď ruku na srdce, kolik času jste věnovali svému týmu za poslední 3 měsíce? Teď nemyslím rozhovory po cestě od kávovaru nebo ve výtahu, ale skutečné smysluplné a naplánované setkání, které si zaměstnanec užil
a vyšel z ní s jasným zadáním do další práce.
Jste v roli vedoucí/vedoucího? Věnujete se pravidelně lidem ve svém týmu? Ví váš tým, jaké má nastavené cíle? Znají lidé ve vašem týmu, jak se vám daří cíle plnit? V čem by se vaši lidé chtěli a potřebovali posunout?
Jak se tyto otázky mohou zdát jednoduché, tak jsou velmi zásadní. Pravidelné schůzky zaměstnance se svým vedoucím, kde řešíte nejen pracovní výkony, ale i osobní postoje k práci či vaši motivaci, jsou důležité a ovlivňují celkový zájem o práci. Ve větších firmách a korporátním sektoru jsou podobné rozhovory pravidlem. V nějaké formě jsou nastaveny jako běžný proces hodnocení pracovního výkonu a kompetencí zaměstnanců. Nyní vycházíme z dosavadní empirické zkušenosti u některých předních českých firem. Stále však najdeme zaměstnavatele, kteří se svými lidmi dostatečně nemluví, v horším případě to neumí. Bohužel i tohle je realita běžných pracovních dní některých zaměstnanců.
Dnešní téma jsou rozvojové rozhovory a pravidelné 1:1 se svým týmem. Podívejme se, co je důležité k úspěšné schůzce a udělejte si check list, zda to skutečně děláte. Pojďme se nevymlouvat na čas, leč je neúprosný. Nicméně čas věnovaný do lidského kapitálu, tedy Vašeho týmu, je ten, který se vám vyplatí a lze z něj těžit do budoucna. Tak si vyhrňme rukávy a pojďme na to.
Takové rozvojové rozhovory mohou mít podobu pravidelného měsíčního hodnocení nebo i kvartálního, půlročního či ročního. Každá varianta má jiný cíl, ale všechny mají své neodmyslitelné zastoupení. Hlavní účel je vyjasnit si očekávání a cíle mezi manažerem
a zaměstnancem. A hlavně průběžně vyhodnocovat, jak se je daří naplňovat.
Takové rozvojové rozhovory mohou mít podobu pravidelného měsíčního hodnocení nebo i kvartálního, půlročního či ročního. Každá varianta má jiný cíl, ale všechny mají své neodmyslitelné zastoupení.
Napadá Vás, proč vlastně dělat rozvojové rozhovory?
Péče. Zaměstnanci potřebují být opečováváni. Potom se Vám tento čas stonásobně vrátí. Tedy ruku na srdce, asi ne ve všech případech. Nicméně zapojení zaměstnanci ocení Váš přístup. Budujete tím společné vztahy a důvěru v rovině vedoucí vs. člen týmu. Pokud k tomu ještě umíte aktivně naslouchat, máte skvěle nakročeno k efektivní komunikaci a péči o svůj tým.
Přehled. Na pravidelných 1:1, které je dobré mít alespoň 1x za měsíc máte prostor odhalit náladu, postoje a aktuální problémy v týmu. Ty tak máte možnost řešit ihned, rychleji je podchytit a nečekat až začne „hořet“. U hodnotících rozhovorů, které se realizují v polovině roku nebo na konci roku se zaměřujete na práci s větším časovým odstupem, můžete řešit dlouhodobější strategie a vize. To nejen jednotlivce, ale celého týmu. Pokud u svého člena týmu identifikujete nějaký problém, rozhodně není vhodné jej přehlížet. Pokuste se zapojit do řešení ihned, začleňte toto téma na pravidelné setkání, mluvte spolu. Nejhorší, co může být je nechat problém vyhnít a co hůř - nechat problém pouze v rovině stížností kolegů u kávovaru. To se vám může brzo vrátit jako bumerang.
Plánování. Spolu s pravidelnými rozvojovými rozhovory se nese i nastavování měsíčních či dlouhodobějších plánů a strategií. Tyto schůzky slouží jako odečet proběhlých aktivit a prostor pro optimalizaci postojů, zvolených aktivit či dosavadních výstupů apod. Cíle pravidelně vyhodnocujte, aktualizujte a pokud již nastavené cíle nedávají smysl, zaměřte se na nové.
Výkon. Výkonová část je dalším pilířem těchto schůzek. Zaměstnanec má možnost detailněji okomentovat svůj přínos a výtěžnost pro firmu. Stejný prostor bude mít i vedoucí pracovník. Společně si tak narovnáte očekávání od zadané práce a máte možnost si nastavit kroky ke zlepšení.
Ocenění a konstruktivní feedback. Oceňujte své lidi a buďte co nejvíce konkrétní. Pokud Vám člen týmu pomohl splnit měsíční/kvartální/roční plán, řekněte mu to. „Oldo jsi dobrej, díky“ tak tohle opravdu nestačí. Myšlenka je v pořádku, ale dejte konkrétní hodnocení, které zaměstnanec pochopí. „Oldo, chtěl bych ti poděkovat za tvoji aktivitu během celého měsíce. Byl jsi nejsilnějším článkem v prodej XY a díky tomu, že jsi svůj plán přeplnil a pomohl tak slabším kolegům, jsme celkový plán splnili. Vnímám tvůj velký přínos v situaci, kdy u klienta jdeš přes více než jednu námitku, což se nám osvědčilo i při náslechu nahraného hovoru, který jsme slyšeli před 14 dny. Aktivitu jsi projevil i při zaškolování našeho nováčka, který si spolupráci s tebou pochvaloval a největší přínos viděl v přesahu teorie do praxe a tvého pozitivního mindsetu. Mám pocit, že tě práce baví a je z tebe cítit pozitivní přístup. Chtěl jsem se zeptat. Jaké aktivity ti pomohly k tvému úspěchu? Co bys mohl předat svým kolegům jako inspiraci?“
No není to lepší než jen obecné „díky Oldo?“.
Přečetli jste si předchozí odstavec a tápete, jak předávat zpětnou vazbu?
Ať už tápete u zpětné vazby u jednotlivců nebo i v týmu, můžete si do své firmy objednat náš workshop „Jak na zpětnou vazbu“. Máme spoustu tipů, které vzešly z naší vlastní praxe. Díky tomu Vás navedeme, jak zpětku dávat správně, efektivně a bez zbytečných chyb. Víme, že základem je vždy komunikovat otevřeně, asertivně a hlavně funkčně. Ne vždy tomu tak bohužel je, a proto jsme tu my.
Před, během a po.
Jak se říká, těžko na cvičišti, lehko na bojišti. Samozřejmě toto přirovnání je značně nadnesené, ale na pravidelné hodnocení je nutné se připravit. Připravit se musí jak zaměstnanec, tak vedoucí pracovník, aby měla schůzka reálný přínos a nešlo jen o vykázání aktivity v Outlooku, ale skutečně rozvojový sedánek.
Co je tedy důležité splnit a zachovat?
Dejte zaměstnanci vědět s předstihem, aby se mohl dostatečně připravit. Jak dlouho potřebuje zaměstnanec na přípravu je individuální. Pošlete-li pozvánku 14 dnů předem, nic nepokazíte.
V pozvánce definujte, kdy se sejdete, kolik na sebe máte času a co je cílem setkání. Tato pozvánka by neměla zaměstnanci způsobit těžké spaní, ale měl by se na ni těšit a vnímat ji jako příležitost využít čas svého nadřízeného na maximum.
Zvolte místo, kde Vás nebude nikdo rušit. Připravte pro zaměstnance třeba kávu, ať navážete přátelskou atmosféru. Vypněte si vyzvánění a emailová upozornění. Pokud máte hodnocení se zaměstnancem, v tento čas jde jen o něj a má právo na nerušené setkání.
Dodržujte čas, který na schůzku máte a připravte si strukturu setkání, výsledky či body k řešení.
Nechte mluvit zaměstnance jako první. Ukáže vám tak své pohledy a postoje. Zde je důležité naslouchání, pište si poznámky a doptávejte se na to, co zaznělo. Jděte do hloubky u konkrétních témat.
Pokládejte otevřené otázky a ověřovací otázky. Pokud pojedete v modu uzavřených otázek, moc se toho nedozvíte a nikam se nedostanete. Rovněž konečný zážitek nebude nijak záživný.
Dejte svým lidem zpětnou vazbu, která bude mít přidanou hodnotu a zaměstnanci si o ni do budoucna budou říkat sami. Jak na zpětnou vazbu se dozvíte například v našem kurzu.
Ze setkání by měly vzniknout dohody na další období, tedy plány, na čem bude daný zaměstnanec pracovat. Jednoduchá a funkční je například metoda SMART.
Rekapitulace. Dejte na závěr prostor zaměstnanci na rekapitulaci vašeho setkání, které můžete vy jako vedoucí pracovník doplnit.
Evidujte své dohody, ať se k nim můžete vrátit a máte je vždy po ruce.
Poděkujte a oceňte přístup a otevřenost svých lidí. Vezměte si i vy zpětnou vazbu, abyste se mohli dále zlepšovat.
Tipy na co se zaměřit a jak to změřit.
Vnímání náplně práce a přínos jednotlivce pro celý tým.
Postoje v rámci pracovních vztahů/fungování v týmu.
Efektivita práce a včasné plnění úkolů.
Dodržování nastavených JD k dané pozici.
Výkon a vytěžování (v případě obchodních pozic).
Kvalita rozhovoru s klientem/kvalita práce.
Chybovost v práci.
Realizované projekty.
Absolvované kurzy a jejich přínos pro práci.
Osobní rozvoj a zájem o další vzdělávání.
Spokojenost v práci.
Určitě Vás napadá, jak tyto zmíněné oblasti změřit. Velmi funkční a jednoduchá metoda je škálování. Tedy na kolik je zaměstnanec spokojený ve svém zaměstnání či jak hodnotí svůj přístup, spokojenost s týmem apod. Hodnotí se na stupnici 0–10 bodů. Zde se následně doptáváte, proč právě zvolená hodnota, co je potřeba, aby byla hodnota vyšší apod. Škálování můžete mít připraveno k hlavním oblastem práce a otevřít tak dané téma. Je to velmi jednoduchá metoda, která je skvělým otvírákem do tématu a rovněž z ní můžete zjistit mnohé. Je to super metoda i na porady, kdy řešíte nějaké téma a lze si vzít jako skupinový úkol.
Pokud máte rezervy ve vedení porad, i v tomto Vám poradíme. Neváhejte se na nás obrátit a pomůžeme Vám s poradou, která už nebude nuda a Vaši zaměstnanci se na ni budou těšit.
Na co byste neměli zapomenout?
Během hodnotících rozhovorů či pravidelných 1:1 je vhodné zachovat nadhled, chladnou hlavu a aplikovat konstruktivní a pozitivní postoj. Dejte férovou zpětnou vazbu, oceňte, naslouchejte a dejte druhé straně dostatek prostoru. Řekněte si o zpětnou vazbu i pro sebe. Myslete na to, že hodnotíme konkrétní období – hlavně pozor u ročních hodnoceních – je důležité si připravit témata k celému roku, nehodnotíme jen to poslední, co si pamatujeme.
Jistě narazíte na témata, kde se budete rozcházet, důležité je srozumitelně vysvětlit svůj postoj a dát stejný prostor i druhé straně, správně klást otázky, tak abyste společně mohli dojít k řešení. Na všechny otázky nemusíte vy ani zaměstnanec reagovat hned, pokud si vyžadují delší rozhodování nebo potřebu si o tématu popřemýšlet, tak si rovnou domluvte další setkání, kde znovu toto téma společně otevřete.
Vaše ega nechte před místností a vyzvedněte si je až po schůzce. Oceňte upřímnost zaměstnance i v případě, že se některý projekt nezdařil dle původního očekávání. Zde je opět prostor pro analýzu daného stavu. Důležité je zmínit, že míč není jen na straně vedoucího, ale aby hra mohla fungovat a obě strany si ji užily. Bude nezbytné aktivní, otevřené a diplomatické zapojení samotného člena vašeho týmu. Pokud by se k celému setkání stavěl defenzivně, bude to na škodu jemu/jí samotnému/samotné.
Evidujte si své dohody. Tato část je velmi důležitá. Evidenci lze provádět v různých podobách. Připravte si šablonu, kterou budete vyplňovat, bude pro Vás přehledná a nezapomenete žádnou důležitost. Ať už využijete aplikaci nebo například Excel, to je jen na Vás. Hlavní bude, abyste se k dohodám mohli kdykoliv vrátit, vyhodnotit je, editovat apod. Tyto dohody Vám může například sepsat i sám zaměstnanec do emailu, čímž se pro něj stávají více hodnotnými.
Hodně štěstí u společných setkání s vaším týmem.
M.
Speciální poděkování při sdílení: Monice Němcové a Vendy Coufalové
コメント